Digitální úklid před sezónou: Jak připravit Previo na úspěšný rok 2026?
Máme za sebou hektické vánoční a silvestrovské období, které bývá pro většinu z vás tím nejnáročnějším v roce. Doufáme, že jste tento intenzivní čas zvládli s přehledem a k plné spokojenosti vašich hostů. Nyní, když se provoz trochu zklidnil, přichází ideální chvíle nejen na vydechnutí, ale i na malý „digitální úklid“ ve vašem systému.
Aby se vám v roce 2026 pracovalo lépe a efektivněji, připravili jsme pro vás ve spolupráci s naší Senior VIP konzultantkou Janou Vlkovou několik praktických tipů, jak si Previo uklidit a nastavit na nadcházející sezónu. Tipy najdete také v záznamu webináře na našem YouTube kanálu: Jak na úspěšný závěr roku s Previem.
Udělejte si pořádek v databázi hostů
Za celý rok se v systému nasbírá spousta dat a občas i nepořádek. Teď je ten správný čas pročistit databázi hostů a firem.
Zbavte se duplicit: V sekci Hosté – Databáze hostů – Správa hostů si zkontrolujte duplicity. Často se stává, že tentýž host je v systému vícekrát – jednou z Bookingu, jednou napřímo. Zkontrolujte, zda údaje sedí, a záznamy jednoduše pospojujte. To samé platí i pro databázi firem.
Doplňte štítky: Projděte si stálé hosty (například ty s alespoň třemi pobyty) a přidejte jim štítek „Stálý host“. Opět v sekci Hosté – Databáze hostů, ve filtrech vlevo dole zaškrtněte např. 3 a více pobytů. Zde se Vám zobrazí hosté, kteří u Vás byli vícekrát. Při rozkliknutí karty hosta, v pravé spodní části vyberete štítek. Pomůže vám to při cíleném mailingu a posílání speciálních nabídek.
Pozor na nevyplněné záznamy: Zkontrolujte si také tzv. nevyplněné záznamy, které mohou v databázi strašit po nedokončených nebo stornovaných rezervacích, a pročistěte je.
Nastavte si nové číselné řady dokladů
Začátek roku je ideální (a nutnou) chvílí pro aktualizaci číslování vašich dokladů, aby v účetnictví vládl pořádek.
Vytvořte nové řady: Vstupte do Nastavení – Doklady – Číselné řady a připravte si řady pro nový rok (např. ve formátu 2026001). Pokud nějak zásadně neměníte celou číselnou řadu a jde Vám jen o prefix roku, vložte si do políčka Prefix “{year}” a zaškrtněte “Vynulovat číslování od 1.1.”
Pozor na zpětné změny: Pamatujte, že u již vystaveného a uloženého dokladu není možné číselnou řadu zpětně upravit. Volba řady probíhá pouze při tvorbě dokladu, proto je klíčové mít vše nastaveno správně hned od prvního lednového hosta.
Nastavte si nové číslování rezervací
S novým rokem přichází i ideální čas na úpravu číslování vašich rezervací, abyste na první pohled rozeznali letošní rezervace od těch loňských a udrželi v systému pořádek.
Kde nastavit: Číslování rezervací najdete v sekci Nastavení – Systém, konkrétně v části Vouchery. Zde si můžete upravit formát čísla rezervace (např. nastavit novou řadu s prefixem 2026…).
Jak to funguje: Změna číselné řady se projeví u všech nově vytvořených rezervací ihned po uložení nastavení.
Na co si dát pozor: U již existujících rezervací, které byly vytvořeny před touto změnou, zůstane zachováno jejich původní číslo. Nové číslování se na ně zpětně neaplikuje. Pokud využíváte i minutové nebo hodinové rezervace, můžete jejich číslování spravovat v samostatné záložce v tomtéž nastavení.
Nastavte si kalendář a významné dny na rok 2026
Aby vás nic nepřekvapilo, připravte si svou cenotvorbu a omezení předem.
Vyznačte si důležité termíny: Jděte do nastavení a zadejte si Významné dny na rok 2026. Vyznačte si nejen české svátky, ale i termíny, které ovlivňují vaši obsazenost – například jarní prázdniny, městské slavnosti či festivaly.
Nezapomeňte na sousedy: Častou chybou je opomenutí zahraničních svátků. Pokud k vám jezdí hosté z Německa či Polska, určitě si do kalendáře poznačte i jejich svátky, které mohou přinést vyšší poptávku.
Upravte ceny: K těmto významným dnům si můžete rovnou přidat poznámku pro recepci (např. „navýšit ceny o 50 %“ nebo „minstay 3 noci“).
Vyplňte ceny na 365 dní dopředu
Nenechte se zaskočit tím, že vás hosté na online portálech nenajdou nebo že se propadnete ve vyhledávání.
Myslete dopředu: Booking.com a další OTA kanály často vyžadují, aby byly ceny a dostupnost nastaveny na celých 365 dní dopředu. Pokud tak učiníte, portály vás ve výsledcích vyhledávání zvýhodní před konkurencí, která ceny zatím nemá.
Sledujte upozornění v Previu: Systém vás v ceníku sám upozorní žlutým panelem nebo tlačítkem „Zobrazit chyby v ceníku“, pokud nemáte ceny nastavené alespoň na 270 dní dopředu. Doporučujeme však nečekat na varování a pokrýt rovnou celý rok, abyste zachytili i tzv. „early birds“ hosty, kteří si dovolenou plánují s velkým předstihem.
Zrekapitulujte si rok 2025
Než se pustíte do nových strategií, podívejte se, co fungovalo loni. V manažerských reportech najdete hotové poklady.
Analyzujte čísla: Porovnejte si obsazenost a tržby (Revenue) s předchozím rokem. Zjistěte, které měsíce byly silné a kde máte naopak prostor ke zlepšení.
Zkontrolujte délku pobytů: Podívejte se na průměrnou délku pobytu. Pokud máte hodně „jednonoček“, možná je čas zamyslet se nad motivací hostů k delším pobytům pomocí zvýhodněných balíčků.
Připravte se na novinky
Rok 2026 přinese i legislativní a technické novinky.
E-doklady a E-turista: Připravujeme se na širší uplatnění e-dokladů a příchod systému e-turista, který by měl být spuštěn v průběhu roku. Previo bude na tyto změny včas připraveno.
Náš tip na závěr:
Máte už připravené balíčky na jarní sezónu nebo Valentýna? Pokud ne, teď je ten nejlepší čas je vytvořit a nasadit do prodeje, třeba i formou dárkových poukazů pro opozdilce.
Přejeme vám úspěšný start do nového roku a ať je pro vás rok 2026 s Previem co nejefektivnější!
