Dotazy z praxe od našich klientů na téma GDPR – 1. díl
V minulých týdnech jsme opět zahájili novou sezónu našich Kafíček s Previem. Hlavním tématem je nové nařízení Evropské unie týkající se ochrany osobních údajů známé pod zkratkou GDPR. Před dalším tématickým článkem jsme pro Vás sepsali okruhy, které naše klienty na uplynulých setkáních nejvíce zajímaly. Přinášíme je na našem blogu a věříme, že pomohou Vám všem.
Již jsme zmínili, že zásadním dokumentem se pro Vás stanou směrnice, kde popíšete, jak nakládáte s osobními údaji hotelových hostů a jak s údaji zaměstnanců. Budete tedy potřebovat dva dokumenty. Směrnice ubytovacího zařízení bude k nahlédnutí na recepci hostům (připravíme Vám vzorovou verzi, ze které budete moci vycházet). Směrnici popisující oblast pracovních vztahů (ve smyslu ochrany osobních údajů zaměstnanců) dáte prostudovat svým zaměstnancům a vyžádáte si od nich potvrzení, že jste je informovali.
V dokumentech nezapomeňte popsat opravdu vše. Ptali jste se nás například na Knihu hostů. Určitě ji nedoporučujeme mít na recepci hostům volně k dispozici. Ukládáte v ní citlivé osobní údaje. Na druhou stranu se nemusíte bát, že porušíte GDPR, pokud budou mít hosté při zapisování svých údajů do knihy množnost vidět údaje hostů ubytovaných před nimi. Abyste byli kryti, popište tento proces do směrnice ubytovacího zařízení. Do Knihy hostů viditelně napište, že informace o nakládání s tímto dokumentem jsou k nahlédnutí v této směrnici. Zamyslete se opravdu nad všemi způsoby, jak osobní údaje sbíráte. Sběr údajů může probíhat i pomocí bezpečnostních kamer. Monitorovaná místa označte cedulkami a opět nezapomeňte popsat celý proces do směrnice ubytovacího zařízení (kde jsou kamery, jak fungují, kde jsou nahrávky uschovávány, jak jsou zabezpečeny apod.). Předpokládáme, že v místech, která monitorujete, se budou pohybovat i Vaši zaměstnanci. Nezapomeňte tedy vše popsat i ve směrnici popisující oblast pracovních vztahů.
Ptali jste se nás na to, jak ošetřit, pokud zveřejňujete osobní údaje svých zaměstnanců. Například když dáváte fotky týmu na webové stránky. Opět doporučujeme tuto informaci zapsat do výše uvedené směrnice nechat si vše zaměstnanci potvrdit.
V minulých příspěvcích jsme také zmínili modelovou situaci, kdy host nesouhlasí s tím, abyste o něm uchovávali jeho osobní údaje. Řekli jsme si, že hosta v takovéto situaci můžete ubytovat a můžete si od něj vyžádat jeho osobní údaje potřebné pro poskytnutí služby. Ty, které vyžádat musíte ze zákona, si ponecháte po dobu stanovenou zákonem (šest let), všechny ostatní smažete ihned po check-outu hosta. Jak tento obchodní případ proběhne v Previu? Automatizovaně, tj. nebudete se muset o nic starat. Na kartě hosta přibude zatržítko s informací, že host neudělil souhlas. Previo pak samo vymaže všechna data ve výše uvedených termínech.
Jak reagovat, pokud Vás kontaktuje host, který bude požadovat výmaz všech dat, která o něm uchováváte? Hosté, kteří u Vás byli v minulosti ubytováni, mají nová práva. Toto je opravdu jedno z nich a hostu musíte vyhovět. Doporučujeme hosta předem identifikovat! Bez toho mu nejste povinni potvrdit, že o něm data vedete a už vůbec ne je mazat. Chráníte tím de facto jeho data před případným zneužitím. Hosta identifikujete buď osobně nebo mailem. V druhém případě Vám host musí poslat žádost s notářsky ověřeným podpisem. V opačném případě na takový mail nejste povinni reagovat, nemáte totiž možnost ověřit, že mailová schránka je stále v užívání Vašeho hosta.
Jak je to v případě, že k Vám hosté přicházejí z rezervačních portálů? V tom případě je především záležitostí rezervačního portálu ošetřit si vztah s hostem, informovat ho o tom, jak bude s jeho osobními údaji nakládáno a vyžádat si od něj ke všemu souhlas. Vám doporučujeme si od hosta vzít údaje do svého systému během check-inu a v tento moment ošetřit i potřebné souhlasy, abyste mohli s jeho údaji dále pracovat například v marketingových kampaních.
V blízké době můžete očekávat další článek zaměřený na ukládání a zpracování informací o klientech v souladu s GDPR. Zároveň budeme v rámci „kafíček“ dále sbírat Vaše další dotazy a připravíme určitě alespoň ještě jeden FAQ článek na GDPR.
