Dotazy z praxe od našich klientů na téma GDPR – 2. díl
Naše tradiční Kafíčka s Previem nabírají na obrátkách. Je vidět, že téma ochrany osobních údajů, které na nich probíráme především, se vás velmi dotýká. Co vás zajímalo v Liberci, jste se mohli dočíst v předchozím článku, další várku dotazů přinášíme právě teď. A děkujeme za velký zájem o tyto akce. Doufáme, že jsou pro vás stejně užitečné jako pro nás.
Začneme s personální agendou. GDPR neupravuje jen nakládání s osobními údaji hostů. Jeden z dotazů se týkal právě získání souhlasu se zpracováním osobních údajů zaměstnanců.
Všem stávajícím zaměstnancům doporučujeme připravit dodatek ke smlouvě, který je bude informovat o nakládání s jejich osobními údaji. Novým zaměstnancům tento dodatek můžete rovnou zakomponovat do podepisované smlouvy. Pokud časem dojde ke změnám v interní směrnici, je nutné získat souhlas s novou úpravou.
Další věc, která vás zajímala, byla evidence životopisů uchazečů o zaměstnání. Konkrétně jste se ptali na typickou situaci, kdy např. studenti píší a zasílají životopisy napřímo do firem, kde by rádi našli uplatnění.
Pokud získáte životopis přes zprostředkovatele (např. portál Jobs.cz), nemusíte nic moc řešit. Uchazeči své osobní údaje zasláním životopisu poskytují zprostředkovateli. Souhlas s nakládáním s údaji a další agendu s tím spojenou musí řešit on. Jak postupovat v případě, že bude uchazeč o zaměstnání kontaktovat přímo vás?
Doporučujeme mít připravenou šablonu emailu, ve kterém žádáte o souhlas se zpracováním zaslaných dat. Žádost mu obratem zašlete. Až po udělení souhlasu můžete obdržená osobní data zpracovat a životopis zařadit do interní databáze uchazečů o zaměstnání.
Email může obsahovat např. toto: „….děkujeme za Váš zájem. Zašlete nám prosím potvrzení, zda můžeme zpracovat vaše osobní údaje obsažené v zaslaném životopisu… Údaje o uchazečích budeme uchovávat po dobu X let. Pokud by se v naší firmě do budoucna otevřela vhodná pozice, rádi Vás oslovíme s nabídkou…“
Nyní zpátky na „recepci“ – další dotazy už se týkaly sběru údajů o hostech. Jak postupovat v případě, kdy host neudělá rezervaci online a neudělí vám tím pádem souhlas se zpracováním osobních údajů prostřednictvím rezervačního formuláře na webu?
Při podpisu ubytovací karty nechte hosta podepsat formulář o zpracování osobních údajů. Mějte ho připravený na recepci. Struktura může být stejná jako u webu, tzn. souhlas s tím, že klient souhlasí se zpracováním svých údajů a informace pro jaké účely vám je poskytuje.
Pokud půjde o rezervaci přes telefon/email, dostáváte se do situace, kdy ve vlastním zájmu na klienta chcete mít kontakt. Pravděpodobně s ním chcete komunikovat ještě před jeho příjezdem. Souhlas ale zatím nemáte.
V tomto případě je ale vše v pořádku. Existuje totiž něco čemu se říká „oprávněný zájem“. Klient u vás chce být ubytovaný a vy v rámci zajištění služby máte oprávněný zájem mít na něj kontaktní údaje. Pro potřebu poskytnutí nezbytných informací před příjezdem apod. Souhlas se zpracováním osobních údajů mu můžete dát k podepsání až při samotném příjezdu (viz výše).
Zazněla i otázka jakým způsobem GDPR upravuje nakládání s údaji o firmách, které u vás rezervují pobyty. Odpověď je velice jednoduchá – GDPR se týká pouze osobních údajů hostů – fyzických osob. Směrnice nijak neupravuje nakládání s údaji o právnických osobách.
V úvodním článku jsme zmiňovali, že na recepci by měla pro hosty být k nahlédnutí směrnice o nakládání s jejich osobními údaji. Ptali jste se nás, zda by tato směrnice měla být přeložena např. i do angličtiny pro zahraniční hosty.
Jedním z oficiálních jazyků EU je samozřejmě i čeština, takže směrnice nemusí být nutně přeložena (připomeňme si, že informační cedulka na recepci o tom, že se u Vás evidují tržby v rámci EET také musí být pouze v češtině). Pokud chcete mít jistotu a vyhnout se problémům s „rýpaly“ můžete směrnici samozřejmě přeložit, ale povinnost to není.
Posledním dotazem, který dnes zmíníme byla otázka na schraňování informací v rámci školních výletů, škol v přírodě, lyžařských výcviků atp. Zde by souhlas se zpracováním osobních údajů měl zajistit buď zprostředkovatel (cestovní kancelář, která se školou spolupracuje a pobyt rezervuje/organizuje), nebo přímo samotná škola. Ve smlouvě, kterou rodiče podepisují by mělo být uvedeno, že údaje o jejich dětech budou předány ubytovateli a tím pádem u něj zaevidovány.
