Editace, stornování a mazání dokladů?
V posledních dnech se nám na zákaznické podpoře množí dotazy na správný postup při práci s doklady v Previu. Připravili jsme pro Vás podrobnější odpovědi na nejčastěji kladené dotazy.
Neberte prosím tento článek jako 100% směrodatný. Naše podpora se setkává s poměrně velkým množstvím různých požadavků a dotazů (od hostů, ubytovatelů a jejich účetních) na obsah a náležitosti vystavovaných dokladů, stejně jako na možnosti řešení určitých konkrétních situací, které nastávají. Postupy při práci s doklady si raději nejprve podrobně ujasněte s osobou, která má na starosti vaše účetnictví (tato poučka bude ještě několikrát v textu uvedena 🙂 ). Každý, kdo se účetnictvím zabývá má nastavené trochu jiné postupy a „nároky“ na doklady.
Jak správně používat dobropis?
Dobropis je tzv. opravný daňový doklad k již vystaveným daňovým dokladům (faktura / prodejka / DPZ). Nejčastěji se využívá v situaci, kdy dochází k úpravě původní ceny z důvodu např. reklamace nebo vrácení části předchozího peněžního plnění atd. Dobropis může být tím pádem vystavený na celou částku opravovaného dokladu, ale může se také jednat pouze o částečné dobropisování / opravu daňového dokladu.
Z výše uvedeného dále plyne, že dobropis musí být vždy vázán na konkrétní doklad. I v samotném dobropisu je posléze promítnuta informace, ke kterému dokladu se vztahuje. Není tedy možné vytvořit dobropis jako samostatný doklad.
Doporučujeme postup vystavování dobropisů konzultovat s vaším účetním oddělením a zkoordinovat s nimi váš postup. Dobropis by mimo jiné měl obsahovat podpis klienta (odběratele), kterému je částka vracena a dále také datum podpisu. Pro účely účetnictví by dobropis s těmito náležitostmi měl stačit pouze v elektronické podobě. Opět ale záleží spíše na vašich účetních.
Vystavení dobropisu je v Previu možné vždy přímo z dokladu, který chci dobropisovat. Druhou možností je pak vytvoření dobropisu ze sekce Doklady nebo z Účtu pokoje, kdy si následně ze seznamu vyberete, ke kterému daňovému dokladu se dobropis bude vztahovat.
Do dobropisu jsou poté načteny všechny položky z daného dokladu se záporným znaménkem. V tuto chvíli mohu, pokud se jedná o částečné dobropisování, ještě ručně upravit hodnoty jednotlivých položek. Následně si zkontroluji správný způsob platby (resp. způsob vrácení peněz klientovi) a dobropis mohu uložit včetně „platby“. Jako poslední věc si ještě upravte částku pokojového účtu rezervace na reálně zaplacenou částku (nechceme aby nám rezervace svítila jako neuhrazené s nenulovým saldem).
Jak správně stornovat doklad? / Kdy mazat/nemazat doklady? / Co dělat pokud mám na již vystavené faktuře špatnou částku?
Při práci recepce může nastat situace, kdy je doklad vystaven nesprávně. Obsahuje např. jiné / nekompletní fakturační údaje odběratele, je vystaven na jiný způsob platby, nebo je vystavený na špatnou částku. V tuto chvíli se nabízí několik možností jak situaci dále řešit:
- Přísná účetní by v jakékoliv podobné situaci trvala na dobropisování původního dokladu a vystavení nového, který již bude po obsahové stránce v pořádku.
- Pokud klient ani vy nemáte tento doklad zanesený ve svém účetnictví je zde několik alternativních možností.
Již vystavený doklad je možné (až do uzamčení uzávěrkou) editovat např. v následujících situacích:
- Host si po vystavení dokladu vzpomene, že by ho chtěl vystavit na firmu – mohu změnit fakturační údaje
- Host po vystavení dokladu zjistí, že nemá dostatek hotovosti a bude platit kartou – změním způsob platby a přeuložením dokladu zároveň zruším zaevidování tržby do EET (obdobně by byl doklad naopak zaevidován do EET pokud by se jednalo o opačný případ.) Dejte si ale pozor, tržba by měla být podle zákona zaevidována do 48 hodin od vytvoření dokladu, resp. prvotního zaevidování této tržby. Když takto přeevidujete a upravíte tři dny starý doklad není to správně! Je nutné změnit datum vystavení a tím pádem i evidence.
- Host si po vystavení dokladu uvědomí, že bude platit pouze dodatečné služby a na ubytování bude chtít vystavit doklad na firmu. Z původního dokladu vystaveného na celou částku si pouze smažu přebytečné položky a v rezervaci si vystavím druhý doklad na firmu.
- Hosté původně chtěli platit pobyt dohromady, ale po vystavení dokladu se rozhodnou, že budou platit každý sám za sebe – podobné jako předchozí případ. Původní doklad mohu buď kompletně smazat a následně si za každého jednotlivého hosta vystavit vlastní doklad, nebo mohu případně již vystavený doklad upravit a následně vystavit ostatním hostům další doklady.
Kompletní zrušení dokladu může v Previu probíhat dvěma základními způsoby (opět záleží na tom kdo a jak vám vede účetnictví):
- Doklad kompletně vymažu (u hotovostního dokladu včetně stornování v EET, které je mi při mazání nabídnuto). Pokud se jedná o poslední doklad v číselné řadě, bude nabídnuto také ponížení číselné řady. V ostatních případech je na vás, zda vytvořenou mezeru v číslování zaplníte ručně manuální úpravou čísla následujícího vystavovaného dokladu.
- Doklad nemažu (pouze stornuji v EET) a vystavím si k němu dobropis.
- Setkali jsme se i se situací, kdy je doklad recepcí vytištěn a je na něj ručně dopsáno Storno. Doklad samotný je pak smazán z Previa a mezera v číselné řadě se nedoplňuje. Dobropis pak vystavuje účetní pravděpodobně separátně mimo Previo na základě předaných „stornovaných“ dokladů.
Ve výše uvedených případech hodně záleží na tom, zda už máte vy a klient doklad uvedený a zanesený v účetnictví. Dokud doklad není účetními zpracován, můžete s doklady manipulovat „víceméně libovolně“. Myslete ale na to, že výsledný doklad, který máte k dispozici vy, by měl být totožný s dokladem, který pro své účetnictví obdržel klient.
V případě, kdy už má jedna ze stran doklad evidovaný v účetnictví, budete muset pravděpodobně vzniklou situaci řešit dobropisem. Doporučujeme tyto situace řešit individuálně s konkrétním klientem (nejčastěji se bude jednat o firemní klientelu).
Záloha je vyšší než celková částka k úhradě (např. nedojezd některých hostů)
Může také nastat situace, kdy klient uhradí zálohu např. v hodnotě 50 000 Kč a následně čerpá ubytování a služby pouze v hodnotě 10 000 Kč. Opět dvě možné varianty jak může situace probíhat.
Máme zálohový list a doklad za přijatou zálohu na 50 000 Kč. Z dokladu za přijatou zálohu si vystavíme dobropis na 40 000 Kč a klientovi tyto peníze vrátíme převodem. Pokud by chtěl klient ještě na konci pobytu vytvořit „nulovou“ fakturu, která je občas vyžadována, bylo by nutné jí vytvořit ručně. Tzn. vytvořit si v rezervaci doklad, který bude obsahovat dvě položky: Ubytovací služby 10 000 Kč a Záloha za ubytovací služby (DPZ 123456) -10 000 Kč. Na úplném konci si pak ještě nezapomeňte upravit částku účtu pokoje, aby vám v konečném součtu vycházelo nulové saldo rezervace.
Druhá varianta je pouze vystavená faktura, kterou nám host uhradil (bez ZL a DPZ). V tomto případě bychom pouze vystavili dobropis v hodnotě -40 000 Kč a opět bychom si upravili částku pokojového účtu na reálně zaplacenou hodnotu.
Práce s doklady (videomanuály)
Doporučujeme se případně podívat i na naše videomanuály, které se zabývají správnou prací s doklady, korektním přiřazováním záloh atp. Manuály naleznete na níže uvedených odkazech.
