Předcházejte podvodům a mějte přehled o práci Vašich zaměstnanců
Dnešním tématem budou Vaši zaměstnanci. Budeme se věnovat možnostem jejich kontroly a ukážeme si způsob, kterým je možné omezit přístupy a práva pro práci v našem systému. Následující text je vhodný spíše pro větší zařízení, kde s naším softwarem pracuje více různých uživatelů. V menším rodinném hotelu podobné „trust issues“ pravděpodobně řešit nebudete, ale i tak některé naše rady můžete využít.
Níže uvedená doporučení mají za cíl zvýšit bezpečnost Vašeho účtu. Zároveň tímto způsobem můžete předcházet případným podvodům ze strany nepoctivých zaměstnanců.
Rozdělte uživatelské role a přístupová práva
Vaše zaměstnance jste určitě schopni rozřadit do několika skupin. Manažeři, stálí recepční pracovníci a např. brigádníci. Pro každé patro této „mocenské“ pyramidy byste měli vytvořit uživatelskou roli s odpovídající strukturou přiřazených přístupových práv. Manažeři budou mít veškerá práva. Stálí zaměstnanci recepce už např. nemají přístup k manažerským reportům a nemohou nastavit ceny atp. Sezónní pracovníci pak navíc ještě nemohou mazat doklady / rezervace / …
Rolí můžete mít libovolné množství a nastavíte je v sekci Nastavení / Uživatele / Role. Každou roli můžete přiřadit libovolnému počtu uživatelů.
Rolím nastavte přístupy do Modulů (do kterých sekcí v Previu budou mít přístup) a následně také do Operací (které akce je možné v povolených modulech provést).
Nastavení přístupových práv je poměrně komplexní. Možností a různých kombinací práv je opravdu hodně, přičemž pro práci s rezervacemi a doklady jsou v sekci Operace dvě samostatné záložky.
Na závěr nastavení máme povolené IP adresy. Pokud nechcete, aby se Vaši zaměstnanci přihlašovali z domova, můžete omezit přístup do Previa pouze z hotelové IP adresy.
Účet pro každého zaměstnance
Každý, kdo bude mít přístup do Vašeho Previo profilu, by měl mít vlastní a unikátní přihlašovací údaje. V sekci Nastavení / Uživatele / Seznam uživatelů máte k dispozici přehled všech již vytvořených uživatelů a zároveň můžete vytvářet nové.
Přihlašovací jméno uživatele musí být ve formě emailové adresy (xxx@yyy.zz), ale nemusí se jednat o reálný email. Jediný problém může nastat ve chvíli, kdy tento uživatel zapomene heslo a není si schopný na smyšlený email zaslat zapomenuté heslo. I tato nepříjemnost se ale dá vyřešit změnou hesla přes manažerský účet.
Samotné heslo musí být alespoň 6 znaků dlouhé a musí obsahovat nejméně jeden znak a jedno číslo.
Uživateli následně přiřadíte konkrétní uživatelskou roli (společně se sadou přístupových práv)- viz text výše.
„Velký bratr“ vidí a zaznamenává veškeré aktivity
Veškerá aktivita ve Vašem profilu je zaznamenána v sekci Reporty / Činnost uživatelů, přes kterou je možné Vaše zaměstnance „kontrolovat“. Každý den se ve Vašem profilu vytvoří stovky záznamů, které můžete filtrovat podle času (dnes, včera, minulý měsíc, libovolný termín atp.), podle typu činnosti (práce s rezervacemi, doklady, cenami, atp.), podle konkrétního uživatele nebo i přes fulltextové vyhledávání.
Přes tento nástroj si můžete jednoduše vyfiltrovat např. kdo v minulém měsíci mazal doklady/rezervace, upravoval ceny nebo cokoliv dalšího.
Každý záznam vždy obsahuje čas aktivity, informaci o typu činnosti a uživatele, který změnu provedl (včetně jeho IP adresy). Záznam je možné rozkliknout pro zobrazení detailů (např. u úpravy rezervace je vidět, jaké konkrétní změny byly provedeny).
Předávání směn a stav pokladny
Další kontrolní nástroj naleznete v sekci Pokladna / Uzávěrka. Opět předpokládáme, že se každý zaměstnanec přihlašuje pod svým uživatelským účtem.
Na recepci se nám střídají směny. Odcházející recepční spočítá kolik hotovosti je reálně v pokladně (ve všech akceptovaných měnách) a následně vytvoří uzávěrku. Ta obsahuje informaci kdo pokladnu předává, komu je předána (druhý recepční) a zároveň je provedena kalkulace veškerých transakcí od poslední vytvořené uzávěrky.
Recepční do uzávěrky zadá informaci o reálném stavu hotovostní pokladny, která se porovná s automatickou kalkulací plateb zadaných v našem systému. V ideálním případě se nám hodnoty shodují, ale můžeme se dostat i ke kladnému nebo zápornému rozdílu.
Vytvoření uzávěrky mimo jiné uzamkne všechny doklady a platby, ke kterým se vztahuje. Ty již není možné bez smazání uzávěrky vymazat.
