Víte, jaké jsou možnosti vaší databáze firem?
Kromě databáze hostů obsahuje Váš profil také Databázi firem. Ta funguje na podobném principu jako evidence hostů. Veškeré firmy zadané v databázi se vám následně nabízejí v našeptávačích v detailu rezervace a případně také při zadání odběratele v dokladu.
Vyplněním jména hosta/ů a společnosti si následně ulehčíte práci při vytváření dokladů. V těch je následně odběratel vyplněn automaticky a vy si pouze vybíráte, zda bude doklad vystaven na fyzickou osobu nebo společnost. V případě, že by host chtěl doklad vystavit na jiné fakturační údaje, je zde vždy možnost tyto předvyplněné informace přepsat.
Pokud se váš host ubytovává na českou společnost, kterou zatím nemáte v databázi, můžete využít automatického načtení všech údajů o společnosti z Obchodního rejstříku. Není tedy nutné vše pracně přepisovat. Postačí, když si od hosta vyžádáte IČ a aktuální údaje o společnosti už budou doplněny automaticky.
Jaké máme další možnosti? Část z vás má jistě uzavřené dlouhodobější „partnerství“ s firmami, které k vám pravidelně posílají své zaměstnance na firemní cesty. Obvyklé je tato partnerská společnost zvýhodněna určitou slevou nebo má případně nasmlouvanou jinou než pultovou prodejní cenu. Previo nabízí obě zmiňované možnosti.
U každé jednotlivé firmy lze nastavit určitou procentuální slevu ze základního cenového plánu. Slevu nastavíte v editaci konkrétní společnosti buď přímo z rezervace, kde je firma zadána nebo případně z Databáze firem v záložce Cenový plán.
Druhou variantou je vytvoření speciálního cenového plánu pro určitou společnost nebo více různých společností. V tomto cenovém plánu si pak (podobně jako u základního ceníku) nastavíme konkrétní ceny za jednotlivé pokoje. Následně opět buď společnosti přiřadíte nový ceník přes detail firmy a záložku Cenový plán nebo si můžete otevřít editaci cenového plánu (Nastavení/Ceny) a přiřadit k němu již existující společnosti, které máte ve vaší databázi.
Při telefonické/emailové objednávce od konkrétní společnosti je recepcí firma vyplněna do nově vytvářené rezervace. Při zadání firmy s jiným cenovým plánem nebo nastavenou slevou je cena hotelového účtu automaticky upravena na odpovídající hodnotu ještě před uložením rezervace. Není tedy nutné slevu zadávat ručně.
Previo také nabízí možnost dokoupení tzv. Agency systému. Svým partnerům následně vytvoříte a povolíte přístup do tohoto systému. Partnerské společnosti jsou pak schopny bez přímé komunikace s ubytovatelem sledovat obsazenost a rezervovat dostupné pokoje podle potřeby. Odpadá tedy nutnost telefonického nebo emailového kontaktu s vaší recepcí a celý proces se zrychlí a zjednoduší.
Partner pak má k dispozici přehled veškerých vytvořených a uskutečněných rezervací, s kterými může dále pracovat. Pokud společnost nastavíte s typem Vlastník můžete také omezit přístupy (resp. náhled na obsazenost a možnost rezervovat) pouze k určitým pokojům. Tato funkce se využívá např. i pro vlastníky apartmánových provozů. Těm je obvykle pověřenou osobou apartmán přes rok spravován. Vlastníci mají ale nárok na X dnů pobytu v tomto apartmánu zdarma, což je zde také možné nastavit.
Agency systém v současné době dále vylepšujeme, takže se do budoucna můžete těšit i na další rozšiřující funkce.
