Blog pro hoteliéry Novinky, rady, tipy z oblasti hotelnictví

Vše co potřebujete vědět o správné evidenci cizinců

V Previu je aktuálně možné evidovat ubytované zahraniční hosty cizinecké policii (dále jen CP) dvěma možnými způsoby. Původním, starším způsobem je vytvoření domovní knihy ubytovaných cizinců, kdy je následně vygenerován UNL soubor, který po přihlášení na web Ubyport nahrajete do administrace CP.

Druhou, „modernější“ variantou je přímá evidence bez nutnosti přihlašování do webového rozhraní portálu Ubyport. V Previu vytvoříte seznam ubytovaných a ten následně přímo z Previa odešlete CP bez nutnosti přihlašování na web CP.


Registrace je základ

Je nutné mít zřízenou registraci Vašeho ubytovacího zařízení u CP. Registraci je možné provést na tomto odkazu. Pokud přihlašujete úplně nové ubytovací zařízení, uveďte u kolonky „Počet ubytovacích kont“ možnost „přihlašovací údaje pro WS a uživatele“. Tím pádem budete moci využít jak manuální, tak automatické nahrávání evidence ubytovaných. Kompletní postup registrace je popsán na webu CP.

Jestli už máte registraci vyřízenou z dřívější doby a máte zájem využívat automatickou evidenci, je nutné si zažádat o rozšíření stávajících přístupů. Možností jakým způsobem o rozšíření zažádat je více, ale nejjednodušší variantou je určitě zaslání emailu na adresu reguby@pcr.cz.

Do emailu uveďte název a adresu ubytovacího zařízení, přidělený IDUB a zkratku a dále informaci, že evidence bude probíhat přes systém Previo.


Vyplnění přístupových údajů

Jakmile bude Vaše registrace dokončena, obdržíte od CP veškeré přihlašovací údaje, které potřebujete. Konkrétně obdržíte:

IDUB + zkratku Vašeho ubytování – ty Vám stačí pro manuální evidenci cizinců, kdy budete nahrávat soubory UNL do webového rozhraní portálu Ubyport.

Přihlašovací jméno + přístupové heslo + název uživatele – tyto údaje slouží pro automatickou evidenci cizinců z Previa společně s výše uvedeným IDUBem a zkratkou.

V Previu se přesuňte do modulu Hosté / Domovní kniha (cizinci), kde vpravo nahoře naleznete nastavení pod tlačítkem s ikonkou ozubeného kola, kde můžete veškeré výše uvedené údaje vyplnit a přejít k samotné evidenci. Ta je podrobněji popsána v našem manuálu.


F.A.Q. k evidenci ubytovaných cizinců

Q: Jak poznám, že údaje o evidovaných cizincích byly správně zaevidovány u CP?

A: V případě manuálního nahrání na portál Ubyport budete o úspěšném nahrání souboru informování přímo na daném webu.

Pokud evidujete přímo z Previa, objeví se Vám v řádku konkrétní domovní knihy ve sloupečku Odesláno do UbyPort informace „Ano“ a zároveň bude možné si vytisknout doručenku/y k zaevidovaným hostům, které obsahují podrobnější informace o přijatých a případně i odmítnutých záznamech.

Na případné chyby v záznamech jste upozorněni i po dokončení samotného odeslání.

———–

Q: Kde najdu doručenky k odeslaným cizincům pokud eviduji automaticky z Previa?

A: U každé domovní knihy je možné pod ikonkou tiskárny vytisknout jednu nebo více doručenek (podle počtu hostů v dané domovní knize).

———–

Q: Jak opravím záznamy o hostech, kteří byli nesprávně zaevidování (jejich záznam nebyl přijat CP viz informace v doručence)?

A: Otevřete si editaci konkrétní domovní knihy a upravte/doplňte špatné záznamy. Domovní knihu následně pouze znovu odešlete. Všechny chybné záznamy budou u CP opraveny (resp. budou v nové doručence označeny jako úspěšně přijaté).

Původně správně odeslané záznamy budou evidovány jako duplicitní, protože už jste je jednou korektně zaevidovaly, což ale ničemu nevadí. CP jde hlavně o opravu chybně zaslaných údajů a zdvojené zaslání správných údajů pro ně není problém.

———–

Q: Mám v jednom profilu více apartmánů, které mají různé adresy a tím pádem jsou u cizinecké policie evidovány pod různými IDUBy, je možné evidovat cizince za jednotlivé apartmány zvlášť?

A: Ano je to možné. Přejděte do nastavení Domovní knihy a tam zvolte možnost, že využíváte více IDUBů. Následně můžete vložit více identifikátorů a k nim přiřadit konkrétní apartmány z Vašeho profilu. Při vytváření nové domovní knihy následně vždy zvolíte, za který IDUB budete v daný moment cizince evidovat.

Doporučujeme také si u každého apartmánu Nastavení / Hotel / Pokoje nastavit v sekci Vybavení položku Alternativní adresa, která se pak následně propisuje např. na ubytovací vouchery.

———–

Q: Jaké číslo dokladu máme zaevidovat u cizince, který je mladší 18 let?

A: Viz web CP:  „….je-li dítě do 18 let věku zapsáno v cestovním dokladu rodiče, v rubrice číslo dokladu se vyplní číslo cestovního dokladu rodiče, u něhož je zapsáno….“

———–

Q: Které státy podléhají vízové povinnosti?

A: Kompletní seznam naleznete na webu Ministerstva zahraničních věcí ČR.

———–

Q: Jaké jsou povinné údaje pro evidenci cizinců pro CP?

A: Jedná se o kompletní jméno hosta, datum narození, státní příslušnost, adresu, číslo a typ dokladu, termín pobytu a u některých států (viz výše) i číslo víza.

———–

Q: Jak často evidovat ubytované cizince?

A: Viz zákon Zákon č. 326/1999 Sb. „….Ubytovatel je povinen oznámit ubytování cizince do 3 pracovních dnů po jeho ubytování…

———–

Pokud máte ještě jiné dotazy ohledně evidence ubytovaných hostů, můžete se vždy obrátit na naší technickou podporu +420 251 613 924 / info@previo.cz nebo případně přímo na cizineckou policii.

Líbil se Vám článek? Nezapomeňte ho sdílet s ostatními!