Využíváte mailing naplno?
Previo ve verzi PRO obsahuje integrovaný mailingový modul, který můžete využít pro hromadné oslovení Vašich hostů při nejrůznějších příležitostech. V tomto článku se zaměříme na tipy a doporučení, které můžete využít při tvorbě mailingových kampaní a které by Vám měly výrazně ulehčit práci a zlepšit celkový dojem z Vašich emailů.
Jaké kampaně můžete vytvořit?
- Dle události – odeslání kampaně je vázáno na určitou událost (začátek/konec/storno rezervace, …) – ideální např. pro online checkin, děkovný email po odjezdu atp.
- Periodická – kampaň bude odeslána např. každé pondělí v měsící. Ideální pro rozesílání týdenních menu Vaší restaurace.
- Narozeninová – popřejte hostovi vše nejlepší v den narozenin a zároveň mu můžete např. poskytnout slevový voucher pro další rezervaci
- Jednorázová – klasické one-time kampaně, nejčastěji upozorňující na sezónně nabízené pobyty, zvýhodněné balíčky, akce atp
Příklady využití mailingu „dle události“
- Email po vytvoření rezervace s informacemi o příjezdu, možnostech doplňkových služeb, online checkinu atp – kampaň dle události nastavená tímto způsobem.
- Email připomínající, že se blíží termín rezervace, informace kam směřovat dotazy atp – kampaň dle události nastavená tímto způsobem.
- Email potvrzující zrušení rezervace – kampaň dle události nastavená tímto způsobem.
Duplikování kampaně
Pro pravidelné každoroční akce, o kterých informujete pomocí jednorázových kampaní, nemusíte pozvánku vytvářet každý rok od znova. V seznamu kampaní je možné zduplikovat jakoukoliv již uloženou kampaň, kdy si následně pouze upravíte textaci (např. datum konání akce), aktualizujete přiloženou grafiku/obrázky a případně upravíte okruh příjemců kampaně, pokud se od minulého roku změnil.
Jestli u emailů využíváte např. patičku s kontaktními informacemi, logem hotelu, atp. ulehčíte si zkopírováním a úpravou kampaně čas.
Využívejte naplno doplňující podmínky pro odeslání kampaně
Často využívanou podmínkou je odeslání kampaně v závislosti na štítcích, které hostům můžete přiřadit. Své věrné zákazníky můžete také oslovit např. mailingem zaměřeným na hosty, kteří u Vás byli ubytování po určitý počet dní, nebo kteří u Vás uskutečnili více rezervací.
Jste právě po rekonstrukci Vašich nejlepších apartmánů? Zaměřte kampaň pouze na hosty, kteří v apartmánech již dříve bydleli a ukažte jim jak se vybavení a vzhled pokojů od jejich poslední návštěvy změnil!
Užitečnou podmínkou je také filtr příjemců podle partnerů (kteří rezervaci zprostředkovali). Zde se často setkáváme s dotazy na význam jednotlivých podmínek, proto přinášíme krátké vysvětlení funkcionality:
- Partner je alespoň jeden z – kampaň bude odeslána všem hostům z rezervací od partnerů, které ručně zvolíte. Tzn. chci odesílat např. pouze hostům od partnera Reservation+ a Hotel.cz.
- Partner je vyplněn a zároveň není jeden z – kampaň odejde všem hostům, jejichž rezervace přišla přes partnera (nebyla vytvořena manuálně) a zároveň to není jeden z ručně zvolených partnerů (např. chci odeslat všem hostům, kteří přišli přes partnery, kromě hostů, kteří přišli přes Hotel.cz atp.)
- Partner není vyplněn nebo není jeden z – kampaň odejde všem hostům z ručně vytvořených rezervací (partner není vyplněn) a zároveň všem hostům, kteří přišli přes partnera, s výjimkou hostů od ručně zvolených partnerů, kterým se email nebude zasílat (např. chci poslat rezervace všem svým hostům, kromě těch co rezervovali přes Penziony.cz)
- Partner je vyplněn – email bude odeslán všem hostům, kteří přišli přes jakéhokoliv partnera. Tzn. nebude odeslán hostům z manuálně vytvořených rezervací.
- Partner není vyplněn – email bude odeslán pouze všem hostům z manuálně vytvořených rezervací.
Kombinování podmínek
Nezapomeňte také na to, že podmínky se dají vzájemně kombinovat. Nic Vám tedy nebrání nastavit např. kampaň, která bude odeslána všem hostům, kteří u Vás byli ubytování alespoň 2x za poslední rok a zároveň se jedná o čechy a slováky. Nastavení pak může vypadat takto.
Důležité je také určit, zda pro odeslání kampaně musí zároveň platit všechny nebo pouze jediná podmínka.
Inspirujte se přednastavenými šablonami
V rámci modulu je připraveno několik šablon (včetně textů), které můžete využít. Text je případně možné nahradit vlastním a využít pouze grafickou stránku šablony. Vložení šablony naleznete v sekci Editor.
Používejte proměnné
Do textu emailu je možné vložit proměnné, které se v emailu budou přizpůsobovat konkrétním hostům a jejich rezervacím. Může se např. jednat o proměnnou na číslo rezervace a email klienta (což jsou údaje, které může využít pro přihlášení do online checkinu), samotný odkaz na přihlášení do online checkinu (není pak potřeba vytvářet ručně), termín rezervace, nebo si pomocí proměnných můžete vytvořit patičku emailu, která bude obsahovat název hotelu, kontakty, logo atp.
Proměnné do textu vložíte přes tlačítko s písmenem „P“ jako proměnná. V textu je pak proměnná jasně rozpoznatelná svým žlutým podbarvením.
Vložení obrázku
Náš editor nabízí i možnost nahrát soubor jako přílohu emailu. V dnešní době ale doporučujeme spíše obrázky do textu vkládat ve formě odkazu na na webu nahraný obrázek. Na jiné soubory (např. PDF s denním menu) pouze odkazujte (viz dále).
Některé emailové klienty mohou odmítnout emaily s příliš velkou přílohou, načítání emailu trvá déle a pokud má člověk opravdu zájem o daný soubor může se na něj jednoduše prokliknout přes odkaz, který mu nabídnete.
Vložení odkazu
Pro vložení odkazu vyberte část textu, která bude sloužit jako odkaz a klikněte na tuto ikonku. Následně vložte odkaz, kam budete chtít klienta nasměrovat.
Doporučujeme také v druhém okně nastavení zvolit, aby se odkaz otevíral v novém okně. Určitě tím potěšíte všechny, kteří si Váš email otevřou z internetového prohlížeče 🙂
Na co nezapomenout?
- Vyplňte ostatní jazykové verze Vašeho mailu, primárně anglickou verzi textu. Pokud není vyplněná jazyková verze pro konkrétní národnost, bude hostovi zaslána alespoň anglická verze mailingu.
- Před finálním odesláním/aktivací mailingové kampaně si zašlete náhled na email a zkontrolujte, zda je vše v pořádku (funkční odkazy, správně zobrazené obrázky, překlepy, formátování textu atp.).
- U jednotlivých poskytovatelů existují limity na počty odeslaných emailů. Pokud odesíláte jednorázovou kampaň, která má 5000 příjemců a jako poštovní server máte nastavený bezplatný email od Googlu, určitě nepočítejte, že dojde k odeslání všech emailů. Zde opravdu záleží na nastavení a možnostech konkrétního poskytovatele Vašeho poštovního serveru.
- Pokud však máte klientů více a rádi byste je oslovili všechny, nabízíme možnost využití našeho SMPT serveru, který umožňuje mailing i pro opravdu velké hotely. Pro více informací nás neváhejte kontaktovat na info@previo.cz nebo oslovte svého obchodního zástupce.
