Jak na efektivní evidenci hostů a firem v Previu?
Otázka, kterou naše zákaznická podpora také často řeší se týká zadávání informací o jednotlivých hostech/firmách a evidence těchto údajů. Některé osobní údaje o hostech jste dokonce povinni od hostů vyžadovat a evidovat v návaznosti na platné zákony, viz ČR 326/1999 (Zákon o pobytu cizinců na území ČR) a 565/1990 (Zákon o místních poplatcích, který se dotýká vedení Domovní a Evidenční knihy hostů.).
Zadávání hostů v Previu probíhá v návaznosti na vaši databázi hostů. Hosté, které máte v knize hostů již evidované se Vám automaticky nabízejí v našeptávači. Zadávat můžete jak podle jména tak podle příjmení konkrétního hosta. Při zadání hosta se automaticky přiřadí informace o rezervaci k již platnému záznamu v databázi hostů.
Jestliže hosta nemáte zatím evidovaného v databázi hostů, stačí zapsat jeho jméno, vše potvrdit klávesou Enter a pokračovat v zadávání dalších hostů. Druhou možností je tlačítko Nový host, které vám rovnou otevře ubytovací kartu nově zadávaného hosta pro doplnění dalších údajů.
V samotné ubytovací kartě, ke které se dostane přes žlutou ikonu s tužkou, už poté vyplňujete údaje o hostovi v návaznosti na poskytnutý doklad totožnosti (nebo vám je klient může předvyplnit v rámci online checkinu). Pro evidenci cizinců jsou povinné údaje, které naleznete zvýrazněné na tomto printscreenu. U některých národností je také nutné vyplnit číslo víza, což se promítne i do reportu pro cizineckou policii.
Ostatní vyplnitelné údaje (jako např. titul, kontakty, typ víza, spz aj.) není nutné vyplňovat, záleží čistě na způsobu vaší evidence hostů. Doporučujeme ale využívat štítky. Ty zadáte zapsáním nového štítku do příslušné kolonky v kartě hosta (např. VIP, vegetarián, problémový host, atp.) a vše potvrdíte přes tlačítko Enter. Po uložení se Vám tento štítek bude automaticky nabízet k zadání u následujících hostů.
Pomocí štítků můžete následně přesněji cílit vaše mailingové kampaně na konkrétní skupiny hostů. Druhá výhoda se týká např. zmiňovaných problémových hostů. Daného hosta si po problémovém pobytu označíte. Při další objednávce ho Vaše recepce pouze na základě telefonické objednávky identifikuje, vybere z našeptávače a rovnou uvidí, že je u něj přiřazený štítek, který bude obsahovat informaci, že tomuto hostovi již nechcete poskytovat ubytování.
Při doplňování dalších hostů v rezervaci dochází často k situaci, kdy mají všichni ubytovaní stejnou adresu (typicky rodinné pobyty atp). Aby nebylo nutné u každého hosta znovu vyplňovat kompletní adresu, naleznete v kartách ostatních hostů možnost zkopírovat adresu prvního hosta v rezervaci, což vám jistě ušetří čas.
Vše výše popsané funguje také v rámci Rychlého checkinu, kde doplňujete zároveň údaje o všech hostech v konkrétní rezervaci. Rychlý checkin vyvoláte buď přímo z detailu rezervace, nebo přes rychlé menu, které otevřete kliknutím pravým tlačítkem na rezervaci přímo v plachtě.
Po zadání všech údajů už si pouze vytisknete ubytovací kartu hosta/hostů a necháte si jí klientem podepsat. Kartu následně založíte do vaší „papírové“ kartotéky evidence hostů.
Zadávání firemních údajů funguje na podobném principu jako zadávání hostů. Kolonka Firma v detailu rezervace je propojená s vaší databází firem a opět zde funguje našeptávač, který Vám předvyplní již zadané údaje o z vaší firemní databáze. Při zadání firmy, kterou v databázi nemáte je zde možnost načíst si údaje z ARESu podle IČ daného subjektu. Nemusíte tedy nic pracně vypisovat a budete mít jistotu, že se vám do záznamu propíši aktuálně platné údaje podle obchodního rejstříku.
Dalším častým dotazem je nemožnost vystavení dokladu na firmu bez zadaného identifikačního čísla dané společnosti. Ze zákona by měla být na dokladu vystaveném na firmu i identifikace dané firmy, tedy její IČ. Nezřídka se ale stává, že host IČ neví/nechce uvádět, ale na dokladu chce mít uvedené jméno společnosti, za kterou pobyt uskutečnil. V Previu je možné tuto věc trochu „obejít“ tím, že do kolonky s IČ vepíšete „mezeru“ a následně již budete schopní doklad na firmu (bez identifikace) uložit.
