Jak na check-in prováděný více recepčními zároveň?
Přes léto jsme pro Vás připravili novou, hojně poptávanou funkci, která výrazně urychlí práci při „check-inování“ velkých skupinových rezervací. Nově může více uživatelů zároveň ukládat data o hostech do rezervace bez nutnosti jejího uložení.
Tzn. při příjezdu větší skupiny je možné jednotlivé hosty/pokoje rozdělit mezi více recepčních a provést jejich zapsání ve stejnou dobu bez rizika přepisu již zadaných údajů.
Co potřebujete vědět?
- Ukládání hostů probíhá nezávisle na ukládání rezervace, stačí pouze vyplnit údaje do karty hosta a tu uložit. Tímto způsobem mohou v jedné rezervaci vyplnit např. 3 recepční pracovníci nezávisle na sobě tři různé hosty.
- Podobně funguje tzv.„rychlý check-in“. Kde můžete i přepínat mezi rezervacemi v rámci skupiny.
- Před vyplněním údajů o hostech z větší skupiny by se měli recepční dohodnout, kdo bude vyplňovat které pokoje (alespoň na úrovni udělám 1-3 rezervaci, druhý člověk udělá 4-6 atp.)
- Reálně vše funguje tak, že např. 1. osoba z výše uvedeného příkladu vyplní pouze hosty v 1-3 rezervaci a nebude nic zapisovat k hostům do 4-6 pokoje.
- Existuje zde i kontrola, pokud by došlo k duplicitnímu zadání hostů, viz níže.
Na co je potřeba dávat pozor?
- Pokud v rezervaci provádíte změny, které mají vliv na celkovou cenu rezervace (výběr hosta z našeptávače, změna počtu hostů, změna kategorie hosta, změna poplatků) je stále nutné rezervaci uložit. V tom okamžiku může dojít k přepsání některých údajů.
- Doporučujeme si tyto změny (např. změnu kategorie hostů/strav, atp.) nechat až na úplný závěr po vyplnění celého check-inu, kdy jeden člověk upraví potřebné parametry v rezervaci a celou rezervaci sám uloží.
- Zároveň je dobré vědět, že pokud se dostanete do situace, kdy (třeba i nevědomky) budete chtít uložit jakékoliv okno a uložením byste si přepsali zadaná data, budete na tuto skutečnost upozorněni nejprve ve žlutém informačním pruhu v horní části okna a při pokusu o uložení ještě ve vyskakovacím okně, které je potřeba ještě jednou potvrdit pro uložení (a přepsání dat).
