Souhrn navazujících změn ze zpětné vazby na nový účet
K 11.10.2022 byla do Previa nasazena velká úprava týkající se účtu rezervace. Podrobněji jsme o této změně informovali v tomto článku zde na blogu.
Na základě Vaší zpětné vazby jsme v následujících aktualizacích funkcionalitu výrazně rozšířili tak, aby byl nový účet více srozumitelný a čitelný pro účely následné fakturace.
Pojďme si podrobněji představit nejzásadnější úpravy.
Filtry ovlivňují celé okno
U větších skupinových rezervací s mnoha doklady jsme naráželi na problém, kdy při filtrování účtu např. podle pokojů nebylo jasně viditelné, které doklady se vztahují k vyfiltrovaným položkám.
Použité filtry nově vyfiltrují i spodní sekci s doklady a platbami. Získáte tedy jasný přehled o tom, které doklady a platby se vztahují právě na Vámi vyfiltrované položky.
Tímto se zjednodušuje i fakturace jednotlivých rezervací ve skupině. Po vyfiltrování položek konkrétního pokoje se Vám obdobným způsobem vyfiltrují doklady/platby, které patří k danému pokoji a vy tak jednoduše zjistíte, jestli na pokoji zbývá nějaký doplatek nebo ne.
Zároveň může také nastat situace, kdy vystavíte doklad, jehož položky nebudou mít vazbu na položky účtu.
Typicky situace, kdy si v dokladu odmažete automaticky načtené, nezaplacené položky z účtu a následně si doplníte vlastní položku např. s názvem „Doplatek ubytování 24.11. – 28.11.“ v hodnotě zbývající ceny rezervace.
Doklady, které obsahují tyto na účet nevázané položky se budou zobrazovat vždy nehledě na použité filtry. Proč tomu tak je?
U jednotlivých rezervací je vše velice jednoduché. I když položka dokladu není vázaná na položku účtu, bude celková platba tohoto dokladu započtena do salda. Skupinové rezervace jsou složitější. Pokud je totožný doklad vystaven např. ve skupině čtyř rezervací, bude celková částka/platba tohoto dokladu poměrově rozdělena mezi salda všech čtyř rezervací. Tzn. pokud mám v účtu doklad na hodnotu a platbu 2 000 Kč, bude každé rezervaci ze salda odečteno 500 Kč.
Důrazně doporučujeme pracovat v dokladech pouze s položkami, které jsou obsažené v účtu pokoje a nepřidávat do dokladů vlastní položky. U větších skupinových rezervací pak může poměrovým rozdělením dojít k rozpočtu těchto položek mezi jednotlivé pokoje, což výrazně naruší výpočet salda pro jednotlivé pokoje.
Pokud potřebujete upravit ceny/slevy, doporučujeme tento zásah provést přímo v hotelovém účtu a ne v samotných vystavovaných dokladech.
Zpřehlednění obsahu okna účtu
Graficky jsme se také pokusili zpřehlednit informace o filtrech, opět speciálně v případech, kdy je ve skupinové rezervaci hodně dokladů.
V účtu je tedy nově u dokladů vidět, zda jsou přiřazeny jako záloha k nějakému jinému dokladu. To může pomoci v orientaci pokud máte v rezervaci více ZLV a postupně na ně vystavujete daňové doklady (nebo např. finální faktury na DPZ).
Filtry lze také vyvolat pomocí kliknutí na označení, jestli byla položka účtu vyfakturovaná/zaplacená. Při použití filtru na doklad/platbu se navíc daný doklad zvýrazní zeleně.
Do budoucna plánujeme také barevné rozlišení typů filtrů (pokoj/vlastník/doklad/rastr) v horní liště pro zadávání filtrů.
Položky stornovaných rezervací
Změn doznalo i započítávání a zobrazení stornovaných rezervací. Ty se nepočítají do celkového salda a jejich položky si můžete „dozobrazit“ pomocí speciálního tlačítka napravo od lišty s filtry. Zobrazení stornovaných položek je víceméně také filtr, tzn. po zobrazení se položky ze stornované rezervace započítají do spodního salda a vy si tak můžete zkontrolovat jejích případné vyúčtování.
I v této sekci jsme udělali několik úprav:
- Pokud otevřete stornovanou rezervaci, budou Vám rovnou zobrazeny všechny stornované položky.
- Pokud otevřete skupinu, která obsahuje stornované položky, zobrazí se Vám pouze položky nestornovaných rezervací. Stornované položky lze zobrazit přes tlačítko.
- Pokud otevřete skupinu, která obsahuje stornované položky, které už jsou ale zahrnuty v některém z vystavených dokladů, budou tyto položky automaticky zobrazeny při otevření účtu.
Doklady vytvořené na více rezervací
Až překvapivě mnoho z Vás využívá funkci na vystavení dokladu z více rezervací zároveň (bez nutnosti jejich spojení do skupiny).
Tato část doznala také poměrně zásadní změnu. Pokud jste např. měli rezervaci za 2 000 Kč a 5 000 Kč a na ně jste tímto způsobem vystavili doklad (na 7 000 Kč), zobrazoval se Vám následně tento doklad u obou rezervací a první rezervace měla saldo -5 000 Kč a druhá -2 000 Kč.
Nově se tento doklad bude stále zobrazovat v obou zmiňovaných rezervacích, ale do každé z rezervací bude započítána pouze platba položek z dané rezervace. Tzn. obě rezervace si do salda započítají pouze „své“ položky a tím pádem bude saldo u obou rezervací vyrovnané na 0 Kč a rezervace nebudou vypadat jako přeplacené.
Závěrem tohoto článku bychom Vám chtěli ještě poděkovat zaprvé za veškerou zpětnou vazbu a zadruhé za Vaši trpělivost při nasazování a ladění této zásadní změny práce s účtem.
Stále se zabýváme zrychlením účtu (pro velké skupiny), ale věříme, že se pomalu ale jistě blížíme do fáze, kdy bude náš nový účet srozumitelný a jednoduše čitelný pro všechny z Vás.
