3 „skryté“ funkce, které Vám ušetří nejenom čas
Pravidelné návštěvy „Previo guru týmu“ ve Vašich ubytovacích zařízeních odhalily poměrně zajímavou věc. Spousta uživatelů našeho systému využívá pouze několik málo základních funkcí, na které jsou zvyklí (obvykle práce s ceníkem, rezervacemi a doklady) a které jsou v pozměněné podobě součástí Previa již delší dobu. Ostatní doplňkové funkce pak nejsou tolik využívány.
Chtěli bychom Vám tímto článkem „připomenout“ některé z nich, které si určitě zaslouží Vaši pozornost, už jen kvůli časové nebo ekologické úspoře.
Přílohy rezervace
V minulém roce se nám podařilo zrealizovat dlouhodobý požadavek na možnost nahrání (téměř) libovolné přílohy k rezervacím. Veškeré doplňující podklady (jako rooming listy, emailové komunikace, printscreeny potvrzení o zaplacení z internetového bankovnictví, potvrzení o služební cestě atp.) už nemusíte udržovat v nepraktické papírové podobě a můžete je nahrát přes třetí záložku „Přílohy“ po otevření rezervace.
Sekce příloh je také využívána Alfredem, který sem nahrává elektronické podpisy hostů pro účely zkompletování karty hosta a evidenční knihy.
Úkoly pro zaměstnance
Zapomeňte na žluté papírky s poznámkami pro další směnu/úklid atp. Přesně k tomuto účelu slouží uživatelsky velice nedoceněný modul Úkoly. Princip je jednoduchý:
- Vytvoříte úkol/zadání, co je potřeba udělat.
- Následně úkol navážete na konkrétní pokoj (něco je potřeba zkontrolovat) nebo konkrétní rezervaci (hosté přijíždějící odpoledne chtěli přistýlku).
- Určíte časový deadline na splnění úkolu.
- Pak už pouze nastavíte, zda bude za úkol odpovědný konkrétní uživatel nebo celá uživatelská role (např. všichni recepční).
Uživatel(é), kterému je úkol přiřazen, následně po přihlášení do Previa uvidí následující varovnou ikonu, kde po najetí myši vidí i další údaje o svém úkolu a informaci, do kdy má být daná věc uzavřena.
Jak vše funguje v praxi si můžete prohlédnou v našem videomanuálu.
Kompletní automatizace bankovních operací
Ke konci roku jsme Vám také co nejvíce zjednodušili párování plateb z internetového bankovnictví. Každý jistě znáte pravidelné „kolečko“ kontroly přijatých částek, variabilních symbolů, dohledávání odpovídajících dokladů v Previu, vytváření plateb, dokladů a potvrzení přijetí platby klientům.
Nově už stačí pouze stáhnout výpis z Vašeho internetového bankovnictví a my vše uděláme za Vás. Po úspěšném napárování platby je:
- Automaticky vystaven doklad (DPZ).
- Rezervace přepnuta do stavu potvrzeno.
- Hostovi odeslán email o přijetí úhrady a v příloze je mu zaslán jeho doklad.
Jednotlivé části automatizace jsou samozřejmě volitelné. Můžete si např. pouze nechat automaticky vystavit doklad a přepnout rezervaci do stavu potvrzeno, ale potvrzující email už hostům pošlete sami atp.
U klientů FIO banky se nám podařilo celý proces zjednodušit ještě o jeden zásadní krok. Výhledově podobné vylepšení chystáme i u dalších bank.
